La Apostilla de la Haya es un método simplificado de legalizar una documentación a nivel internacional. El presente artículo explica, paso a paso, en qué consitse apostillar, cuáles son los países que utilizan la Apostilla de la Haya, así como los detalles del acuerdo al que están adheridos, llamado Convenio de la Haya. Y por último, dónde se puede apostillar y para qué se solicita.
¿Qué es la Apostilla de la Haya?
Se denomina La Apostilla de la Haya a un trámite sencillo que facilita la circulación de documentos auténticos dentro de los países miembros del Convenio. Este trámite consiste en agregar al documento público una apostilla que certifica la validez de este antes de la salida de su país de origen y permite la circulación de la documentación en el resto de países adheridos, sin que pierda validez. De este modo, se evitan falsificaciones y los trámites a llevar a cabo con la documentación apostillada, se agiliza.
En algunos países las Apostilla de la Haya lleva inlcuida, además, un lector QR para corroborar la autenticación de forma telemática. España y otros países como Panamá, Ecuador y Chile, ya lo utilizan.
¿Qué es Apostillar?
Apostillar significa poner una apostilla. La palabra apostilla significa nota o anotación. En relación al Convenio de la Haya, la acción de Apostillar significa incluir una anotación como página adicional al documento original dando así da fe de su atenticidad. A esta página se denomina Apostilla de la Haya.
Cuando hablamos de Apostillar, en este sentido, nos estamos refieriendo a utilizar este método simplificado de legalización de documentos para que sea reconocida en otro pais miembro del Convenio como auténtica, y puedan llevarse a cabo los trámites deseados.
Convenio de la Haya
El Convenio sobre la Apostilla de la Haya facilita la circulación de documentos públicos auténticos y veraces, emitidos en un país perteneciente a este convenio, para ser presentados en otro país del propio Convenio de la Haya sin que pierda autenticidad. Agiliza, pues, la autenticación del documento sin tener que llevar a cabo largas y costosas formalidades por ambas partes con la simple emisión de una Apostilla.
Artículo 1
El presente Convenio se aplicará a los documentos públicos que hayan sido autorizados en el territorio de un Estado contratante y que deban ser presentados en el territorio de otro Estado contratante.
Se considerarán como documentos públicos en el sentido del presente Convenio:
a) los documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado, incluyendo los provenientes del ministerio público, o de un secretario, oficial o agente judicial;
b) los documentos administrativos;
c) los documentos notariales;
d) las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas.
Sin embargo, el presente Convenio no se aplicará:
a) a los documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares;
b) a los documentos administrativos que se refieran directamente a una operación mercantil o aduanera.
Texto del Convenio de la Apostilla de la Haya
Países con convenio de la Haya
Estos son los países que pertenecen al Convenio de la Haya. Las Apostillas emitidas en estos paises son recepcionados por los mismos países pertenecientes al Convenio dando autenticidad al documento apostillado de una forma ágil y rápida.
| Albania | Estonia | Países Bajos |
| Alemania | Filipinas | Panamá |
| Andorra | Finlandia | Paraguay |
| Argentina | Francia | Perú |
| Armenia | Georgia | Polonia |
| Australia | Grecia | Portugal |
| Austria | Hungría | Reino Unido de Gran Bretaña |
| Azerbaiyán | India | República Checa |
| Belarús | Irlanda | República de Macedonia del Norte |
| Bélgica | Islandia | República de Moldova |
| Bosnia y Herzegovina | Israel | República Dominicana |
| Brasil | Italia | Rumania |
| Bulgaria | Japón | Rusia, Federación de |
| Chile | Kazajstán | Serbia |
| China, República Popular | Letonia | Sudáfrica |
| Chipre | Lituania | Suecia |
| Corea, República de | Luxemburgo | Suiza |
| Costa Rica | Malta | Suriname |
| Croacia | Marruecos | Túnez |
| Dinamarca | Mauricio | Turquía |
| Ecuador | México | Ucrania |
| Eslovaquia | Mónaco | Uruguay |
| Eslovenia | Montenegro | Uzbekistán |
| España | Noruega | Venezuela |
| Estados Unidos de América | Nueva Zelandia |
La documentación apostillada es de diferente índole, siendo en el ámbíto de la educación, normalmente, notas y títulos que se apostillan para ser convalidados, es decir, reconocidos, en otros países miembros del convenio de la Haya. Por ejemplo, un estudiante español que está terminando sus estudios de Bachillerato en EE.UU, deberá apostillar las notas emitidas en el High School y sellarlas con la Apostilla de la Haya antes de volver a España. Esta Apostilla sellada en el país donde son emitidas las notas aporta veracidad y autenticación a las notas antes del salir del país. De este modo, al llegar las notas a España, país miembro del Convenio, se registran como autenticas y pueden llevarse a cabo todo los trámites que sobre esta deseen hacerse, ya sea, homologación de título de bachillerato extranjero al español o la Acreditación UNEDasiss para poder realizar los exámenes PCE UNED.
De igual manera sucede para un estudiante que ha terminado sus estudios de secundaria en Ecuador, México, Panamá o Perú, etc (paises miembros del convenio); y desea iniciar sus estudios universitarios en España. Al ser necesaria el reconocimiento por parte de las instituciones españolas sus estudios de secundaria/bachillerato como parte del proceso de admisión, tendrá que autenticar sus notas con la Apostilla de la Haya antes de enviarlas a España para iniciar los trámites.
Para casos donde los países no forman parte del Convenio de la Haya, como por ejemplo, Canadá, existen otras formas de autenticar, siendo las autoridades competentes del país quien aclara los términos en los que se autentica la documentación, donde y quién procede a la realización de la misma.
| APOSTILLE |
| País:…………………………………………….. |
| El presente documento público |
| Ha sido firmado por…………………….. |
| Que actua en calidad de………………… |
| y está revestido del sello/timbre de |
| Certificado en:……………………………… |
| Por……………………………………… |
| Nº………………………………………………. |
| Sello/Timbre………………………………… |
| Firma…………………………………………… |
¿Dónde se puede apostillar un documento?
Para apostillar un documento fuera de España, acuda a la Embajada o Consulado español. Le explicarán donde y cómo tiene que apostillar antes de enviar la documentación a España.
Para apostillar un documento dentro de España, primero hay que hacer distinción en tipos de documentos:
- Documentos públicos administrativos
Oficina Central de Atención al Ciudadano del Ministerio de Justicia. Gerencias Territoriales del Ministerio de Justicia y Oficinas Delegadas de Ceuta y Melilla.
Secretarías de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia
- Documentos notariales y documentos privados cuyas firmas han sido legitimadas ante notario
Colegios Notariales o aquellos Notarios en quien deleguen.
- Documentos públicos judiciales expedidos por la audiencia nacional y el tribunal supremo
Secretarios de Gobierno de los respectivos tribunales o en quien ellos deleguen.
- Documentos administrativos que precisan de reconocimiento previo de firma para ser apostillados (ver tabla)
| Tipo Documento | Reconocimiento Previo de firma por |
| Títulos y Certificados de Estudios Universitarios Oficiales. | Mº de Educación, Cultura y Deporte y Altas Inspecciones de Educación en las Comunidades Autónomas (sólo en algunos casos, consultar enlace). |
| Títulos y Certificaciones académicas oficiales no universitarias. | Consejerías de Educación de las Comunidades Autónomas. |
| Documentos de la Agencia Tributaria. | Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas. |
| Documentos Oficina del Servicio Público de Empleo Estatal y de las Entidades de la Seguridad Social (tales como reconocimiento de desempleo, vida laboral, etc.). | Ministerio de Empleo y Seguridad Social. |
| Documentos no educativos de las Comunidades Autónomas. | En algunos casos, como la Comunidad de Madrid, es preciso el reconocimiento previo de firma por la Consejería de Presidencia. |
| Documentos de Entidades Locales (tales como certificados de empadronamiento). | No es preciso el reconocimiento previo de firma, siempre que esté firmado por una autoridad cuya firma conste en el sistema informático de apostilla del Ministerio de Justicia, a excepción del Ayuntamiento de Madrid, que requiere, en todo caso, reconocimiento previo de firma. |
| Documentos consulares (en sus funciones de Registro Civil o Notaría). | Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación. |
| Certificados de Registros de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles. | Encargado del Registro Mercantil (para los Registros de Madrid, Barcelona, Bilbao y Valencia) o Decano Presidente del Colegio de Registradores de la Propiedad, Mercantil y de Bienes Muebles de España. |
| Documentos AENA, Marina Mercante, Pilotos de Vuelo, o tripulante de barcos. | Ministerio de Fomento. |
| Documentos Bancarios. | Departamento de cuentas Corrientes del Banco de España. |
| Documentos emitidos por las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado. | Ministerio del Interior. |
| Documentos de la Dirección General de Tráfico. | Ministerio del Interior o Dirección General de Tráfico. |
| Otros. | Consultar en el Centro de Atención al Ciudadano del Ministerio de Justicia. |
¿Quién puede solicitar la Apostilla de la Haya?
Puede solicitar la Apostilla de la Haya cualquier persona que tenga un documento público cuya autenticidad desee certificar antes de que la documentación salga del país de origen sin que esta pierda validez al salir del país.
